میز پذیرش
نرم‌افزارِ پذیرشِ کلینیکِ روان‌شناسی.
سیمرغ از پذیرش شروع میشود، چون روزِ کلینیک از همان‌جا شروع میشود. وقتی پذیرش سریع‌تر نوبت بدهد، مراجع را زودتر پیدا کند و پیگیری از قلم نیفتد، بقیه‌ی کلینیک هم منظم‌تر میشود.
۰۱سه نما و یک فهرست
تقویم، در سه نما.
صبحِ شلوغ فهرست می‌خواهد و برنامه‌ریزیِ هفته، نمای هفته؛ روز، هفته و ماه در میز پذیرش‌اند و فهرستِ نوبت‌ها یک زبانه آن‌طرف‌تر.
فهرست نوبت‌ها در صفحهٔ نوبت‌ها؛ با فیلتر وضعیت و درمانگر.
هر درمانگر یک ستون؛ خطِ قرمز، همین لحظه.
برای برنامه‌ریزیِ هفته، هفته.
تعطیلاتِ رسمی و روزهای بسته‌ی کلینیک، از قبل معلوم.
۰۲میان‌برها
چیزهای کوچکی که روز را کوتاه می‌کنند.
جست‌وجوی سراسریمراجع، شماره، فایل، نوبت — از هر صفحه، با کیبورد.
منوی «+ جدید»نوبت، مراجع، تماس، پرداخت، بلاک زمان — هرکدام با یک میان‌بر.
جابه‌جایی گروهی نوبت‌هادرمانگر بیمار شد؟ نوبت‌های روز با هم جابه‌جا میشوند و پیامکش می‌رود.
مسیرهامراحل راهاندازی و کار روزانهٔ کلینیک، با وضعیت هر مرحله.
۰۳صفِ انتظار
به‌جای فهرستِ تماس‌های عقب‌افتاده، صفِ انتظار.
وقتی نوبتی لغو میشود، سؤال این نیست که چه کسی منتظر است؛ سؤال این است که کدام‌یک همین جمعه ساعتِ چهار می‌تواند بیاید. صف روی همین چهار چیز فیلتر میشود:
- اولویت — چه کسی زودتر از بقیه باید جا بگیرد.
- درمانگر — انتظار برای یک نفرِ مشخص، نه هر وقتِ خالی.
- روزهای ترجیحی — کسی که فقط پنجشنبه می‌تواند بیاید، پنجشنبه پیشنهاد می‌گیرد.
- بازه‌ی این هفته یا سی روزِ آینده — برای وقتی که یک لغوِ ناگهانی باید سریع پر شود.
پیامکِ افزوده‌شدن به صف، پیشنهادِ زمان و پایانِ مهلتِ پیشنهاد، هر سه ارسال میشوند — با تاریخِ جلالی و به وقتِ گیرنده.
۰۴قاعده‌ها
قاعده‌هایی که خودشان رعایت میشوند.
ساعتِ کاریِ کلینیک فقط یک یادآوری نیست؛ نوبتِ خارج از ساعت ثبت نمیشود، هر کس و از هر جا که بخواهد. تقویم تعطیلاتِ رسمی و روزهای بسته‌ی کلینیک را نشان می‌دهد و شعبه‌ی آرشیوشده از زمان‌بندی بیرون می‌رود.
دسترسیِ هر نقش جداست: پذیرش، درمانگر، ناظر، کارورز، حسابدار و مالک هرکدام فقط بخشی را می‌بینند که برای کارشان لازم است.
۰۵فهرستِ نوبت‌ها
پیدا کردن، به‌جای توضیح دادن.
فیلترِ وضعیت، نوعِ جلسه، درمانگر، خردسال و بازه‌ی زمانی. جوابِ «نوبتِ من کِی بود؟» یک جست‌وجوست، نه ورق‌زدنِ دفتر.
- عدم‌حضور، با دلیل. غیبت فقط یک وضعیت نیست؛ دلیلش ثبت میشود. سه ماه بعد، تفاوتِ «فراموش کرد» و «هزینه سنگین بود» همان چیزی است که تصمیم را عوض میکند.
- نوبتِ گروهی و خانوادگی. جلسه‌ی زوج، خانواده یا گروه با افزودنِ مشارکت‌کنندگان ثبت میشود؛ نه چند نوبتِ جدا.
- نوبتِ خارج از بازه‌های معمول. اگر لازم شد، زمانی خارج از بازه‌بندی ثبت میشود — و معلوم می‌ماند که استثنا بوده.
۰۶کار روزانه
از جلساتِ امروز، تا ثبتِ نوبتِ بعدی.
مسیرها: قدم بعدی، جلوی چشم
جلسات امروزِ درمانگر
میز پذیرش: برنامهٔ روز
آنچه همین حالا رسید
از میز پذیرش: نوبت جدید
جست‌وجوی مراجع، با بدهی‌اش
درمانگر، روز، وقت خالی
بدهی؟ تصمیمش با شماست
ثبت شد
همان‌جا: پرداخت و تأیید
۰۷پیش از تصمیم
پرسش‌هایی که کلینیک‌ها می‌پرسند.
پذیرشِ ما ممکن است مقاومت کند.
طبیعی است؛ برای همین سیمرغ از پذیرش شروع میشود، نه از گزارشِ مدیریتی. کارِ پذیرش باید از روزِ اول سادهتر و مطمئنتر شود، وگرنه هیچ گزارشی به کار نمیآید. آموزشِ اولیه و همراهیِ استقرار هم بخشی از راهاندازی است.
ما همین حالا هم با دفتر و واتساپ کار میکنیم.
دقیقاً مسئله همین است. دفتر و پیامرسان کار را راه میاندازند، اما نوبت، پرداخت، پیگیری و سابقه را قابلِ کنترل نمیکنند. تا وقتی کلینیک کوچک است این هزینه دیده نمیشود؛ از جایی به بعد، هر روز دیده میشود.
کلینیکِ ما کوچک است.
اگر فقط یک تقویم لازم دارید، سیمرغ زیاد است. اگر نوبت، پرداخت، پرونده و پیگیری برایتان مهم است، اندازه‌ی کلینیک چیزی را عوض نمی‌کند.
اگر اینترنت قطع شود، پذیرش میخوابد؟
نه. نسخهی دسکتاپِ سیمرغ بدونِ اینترنت کار میکند: نوبت، مراجع، صفِ انتظار و پرداختِ نقدی و کارتخوان ثبت میشوند و تغییرها در «صندوقِ ارسال» میمانند تا با سرور همگام شوند.
پذیرش را پانزده روز امتحان کنید.
معیار ساده است: پذیرش سریع‌تر کار میکند؟ نوبت و پرداخت کمتر گم میشود؟ پانزده روز، بدون کارتِ بانکی، خودتان ببینید. پلن‌ها و قیمت‌ها را ببینید یا برای دموی کلینیکِ خودتان با ما حرف بزنید.