نرمافزارِ پذیرشِ کلینیکِ روانشناسی
سیمرغ از پذیرش شروع میکند، چون پذیرش قلبِ عملیاتِ روزانهی کلینیک است. اگر پذیرش سریعتر نوبت بدهد، مراجع را زودتر پیدا کند و پیگیری را فراموش نکند، بقیهی کلینیک هم منظمتر میشود.
در بیشترِ کلینیکها، کارِ پذیرش هنوز روی حافظهی یک نفر، یک دفترِ نوبت، چند گفتوگوی پیامرسان و یک فایلِ اکسل میچرخد. این ترکیب تا یک اندازهای جواب میدهد. از آن اندازه که بگذرد، نوبتها گم میشوند، وضعیتِ پرداخت مبهم میماند و پیگیریها فراموش میشوند — و هزینهاش را اول از همه پذیرش میپردازد، چون او روبهروی مراجعِ ناراضی ایستاده است.
یک روز پشتِ میزِ پذیرش
تقویم، در چهار نما
فهرست، روز، هفته و ماه. پذیرش در شلوغیِ صبح فهرست را میخواهد و در برنامهریزیِ هفته، هفته را؛ هر دو یک صفحهاند.
پیدا کردن، پیش از توضیح دادن
فهرستِ نوبتها با فیلترِ وضعیت، نوعِ جلسه، درمانگر، خردسال و بازهی زمانی — بیستوپنج تا در هر صفحه. جوابِ «نوبتِ من کِی بود؟» یک جستوجوست، نه یک ورقِ دفتر.
نوبتِ گروهی و خانوادگی
جلسهی زوج، خانواده یا گروه با افزودنِ مشارکتکنندگان ثبت میشود؛ نه بهصورتِ چند نوبتِ جدا که بعداً کسی باید کنارِ هم بگذاردشان.
زمانی که در اسلات نمیگنجد
برای موردی که باید همین امروز جا باز کند، ثبتِ زمانِ آزاد خارج از اسلاتبندی ممکن است — با ثبتِ اینکه استثنا بوده.
عدمحضور، با دلیل
غیبت فقط یک وضعیت نیست؛ دلیلش ثبت میشود. سه ماه بعد، تفاوتِ «فراموش کرد» و «هزینه سنگین بود» همان چیزی است که تصمیم را عوض میکند.
چند شعبه، یک تقویم
شعبهها جدا تعریف میشوند و شعبهی آرشیوشده از زمانبندی بیرون میرود — بیآنکه تاریخچهاش پاک شود.
صفِ انتظار، بهجای فهرستِ تماسهای عقبافتاده
وقتی نوبتی لغو میشود، سؤال این نیست که چه کسی منتظر است؛ سؤال این است که کدامیک از منتظرها همین جمعه ساعتِ چهار میتواند بیاید. صفِ انتظارِ سیمرغ روی همین چهار چیز فیلتر میشود:
| اولویت | چه کسی زودتر از بقیه باید جا بگیرد. |
| درمانگر | انتظار برای یک نفرِ مشخص، نه هر وقتِ خالی. |
| روزهای ترجیحی | کسی که فقط پنجشنبه میتواند بیاید، پنجشنبه پیشنهاد میگیرد. |
| بازهی این هفته یا سی روزِ آینده | برای وقتی که یک لغوِ ناگهانی باید سریع پر شود. |
پیامکِ افزودهشدن به صف، پیشنهادِ زمان و پایانِ مهلتِ پیشنهاد، هر سه ارسال میشوند — با تاریخِ جلالی و به وقتِ گیرنده.
قاعدههایی که روی سرور نگه داشته میشوند
ساعتِ کاریِ کلینیک یک یادآوریِ مؤدبانه در رابطِ کاربری نیست؛ روی سرور بررسی میشود و نوبتِ خارج از آن رد میشود. تقویمِ رزرو تعطیلاتِ رسمی و روزهای بستهی کلینیک را نشان میدهد، و شعبهی آرشیوشده دیگر در زمانبندی ظاهر نمیشود.
این تفاوتِ کوچکی بهنظر میرسد تا روزی که یک نوبت برای ساعتِ نُهِ شبِ پنجشنبه ثبت شود و کسی نفهمد چه کسی و چرا آن را ثبت کرده است.
دسترسیِ هر نقش جداست: پذیرش، درمانگر، ناظر، کارورز، حسابدار و مالک هرکدام فقط بخشی را میبینند که برای کارشان لازم است.
پرسشهایی که کلینیکها میپرسند
پذیرشِ ما ممکن است مقاومت کند.
برای همین سیمرغ از پذیرش شروع میکند و نه از گزارشِ مدیریتی. اگر کارِ پذیرش سریعتر، مطمئنتر و قابلاتکاتر نشود، محصول به هدفِ خودش نرسیده است. آموزشِ اولیه و همراهیِ استقرار بخشی از راهاندازی است.
ما همین حالا هم با دفتر و واتساپ کار میکنیم.
دقیقاً مسئله همین است. دفتر و پیامرسان کار را راه میاندازند، اما نوبت، پرداخت، پیگیری و سابقه را قابلِ کنترل نمیکنند. تا وقتی کلینیک کوچک است این هزینه دیده نمیشود؛ از جایی به بعد، هر روز دیده میشود.
کلینیکِ ما کوچک است.
اگر فقط یک تقویم لازم دارید، سیمرغ زیاد است. اگر نوبت، پرداخت، پرونده و پیگیری برایتان مهم است، اندازهی کلینیک چیزی را عوض نمیکند.
اگر اینترنت قطع شود، پذیرش میخوابد؟
نه. نسخهی دسکتاپِ سیمرغ بدونِ اینترنت کار میکند: نوبت، مراجع، صفِ انتظار و پرداختِ نقدی و کارتخوان ثبت میشوند و تغییرها در «صندوقِ ارسال» میمانند تا با سرور همگام شوند.
پذیرش را پانزده روز امتحان کنید
معیارِ ما ساده است: آیا پذیرش سریعتر کار میکند، آیا نوبت و پرداخت کمتر گم میشود. اگر نه، هنوز به هدف نرسیدهایم. پلنها و قیمتها را ببینید یا برای دموی کلینیکِ خودتان با ما حرف بزنید.