انتقال پرونده‌های کلینیک از اکسل به سیمرغ
راهنمای انتقال مراجعان از اکسل به سیمرغ: خواندن برگه‌ها، ارتباط سرپرست و تیم درمان، بررسی هویت، حفظ شماره پرونده و ورود بازبینی‌شده با امکان ادامه و تلاش دوباره.
داخل انتقال داده
پیش از ورود، تصمیم شماره‌گذاری را ببینید
شماره‌های پروندهٔ فایل با الگوی فعلی کلینیک فرق دارند. سیمرغ پیش از ورود، انتخاب الگوی پرونده‌های بعدی را همراه نمونهٔ شماره نشان می‌دهد.
دیدن راهنمای انتقال داده←
کلینیک تصمیم گرفته نرم‌افزارش را عوض کند. خروجی سیستم قبلی یک فایل اکسل است: نام مراجع، شماره پرونده، تلفن، نام مادر یا پدر و درمانگری که جلسات را دنبال می‌کرده است. پذیرش فایل را باز می‌کند و به دو سطر می‌رسد که شمارهٔ تماس یکسان دارند. دو پروندهٔ تکراری‌اند یا دو فرزند یک خانواده؟
پاسخ این سؤال تعیین می‌کند چه چیزی باید وارد شود. اگر فقط سطرها را کپی کنیم، ممکن است نام‌ها منتقل شوند اما ارتباط میان آدم‌ها از دست برود.
«انتقال داده از سیستم قبلی» در سیمرغ همین کار را در چهار مرحله پیش می‌برد: فایل، ستون‌ها، تصمیم‌ها و ورود. ابتدا مشخص می‌شود فایل چه می‌گوید، سپس نسبت آن با پرونده‌های موجود بررسی می‌شود. تا پیش از شروع ورود، پرونده‌های کلینیک تغییر نمی‌کنند.
فایل فعلی را بیاورید؛ خوانش آن را بررسی کنید
از بخش مراجعان، انتقال داده را باز کنید. این مسیر برای مالک و مدیر دارای دسترسی انتقال داده است. فایل با پسوند xlsx را انتخاب کنید، برای انتقال نام بگذارید و سیستم مبدأ را بنویسید. «خواندن فایل» شما را به مرحلهٔ ستون‌ها می‌برد.
خواندن اکسل فقط پیدا کردن نام ستون‌ها نیست. ممکن است بالای جدول، نام کلینیک و تاریخ گزارش باشد؛ سرستون در دو سطر آمده باشد؛ یا هر ستون، به‌جای هر سطر، یک مراجع را معرفی کند. سیمرغ ساختار برگه‌ها را بررسی می‌کند و کنار هر برگه نشان می‌دهد چه چیزی خوانده و کدام سطرهای عنوان، جمع یا سرستون تکراری کنار گذاشته شده‌اند. سطرهای مخفی هم خوانده می‌شوند؛ مخفی‌کردن سطر در اکسل راه حذف آن از انتقال نیست.
در مرحلهٔ «ستون‌ها»، مقصد ستون‌ها و نمونهٔ مقدارهایشان را ببینید. اگر «شماره» در فایل به شمارهٔ پرونده اشاره می‌کند، مقصدش باید همان باشد. مقصد یک ستون را می‌توان تغییر داد یا با «وارد نشود» کنار گذاشت. جایی که معنای برگه یا مقدار روشن نیست، پرسش نمایش داده می‌شود.
مقصد ستون‌ها پیش از ورود قابل بررسی است.
نام کامل هم همیشه مرز روشنی ندارد. اگر نام و نام خانوادگی در یک خانه باشند و جداسازی مبهم باشد، مرزشان را خودتان مشخص می‌کنید. تاریخ ناخوانا یا شناسه‌ای که صفر ابتدایی‌اش در اکسل از دست رفته، به‌صورت مسئله‌ای برای بررسی نشان داده می‌شود. تناقض میان اطلاعات یک رکورد باید پیش از ادامه برطرف شود.
یک خانواده، چند پرونده و یک سرپرست
فرض کنید آوا و مانی رستگار دو مراجع جدا هستند. نام و تلفن مادرشان در هر دو سطر آمده و هر دو به یک درمانگر مرتبط‌اند. رویا شایگان هم پروندهٔ خودش را با شمارهٔ تماس مستقل دارد.
| در فایل اکسل | چیزی که باید در انتقال روشن بماند |
|---|---|
| آوا و مانی با دو شمارهٔ پرونده | دو مراجع جدا |
| مینا رستگار در سطر هر دو فرزند | یک سرپرست مرتبط با دو پرونده |
| نام درمانگر در ستون تیم درمان | ارتباط هر مراجع با عضو درست کلینیک |
سیمرغ مراجع، سرپرست و عضو تیم درمان را جدا می‌خواند و ارتباط میان آن‌ها را نگه می‌دارد. تکرار نام مادر در چند سطر نباید به معنای چند مادر یا یک پروندهٔ مشترک برای فرزندان باشد.
اگر شمارهٔ درج‌شده برای مراجع همان شمارهٔ سرپرستی باشد که فایل به او مرتبط کرده است، آن شماره به‌عنوان شمارهٔ ورود مراجع استفاده نمی‌شود. ارتباط سرپرستی مسیر جداگانهٔ خودش را دارد.
نام درمانگر در اکسل هم به‌تنهایی عضو تازه‌ای در کلینیک نمی‌سازد. در مرحلهٔ تصمیم‌ها باید به عضو موجود وصل شود یا از ورود کنار گذاشته شود. برای مثال، اگر فایل فقط نوشته باشد «دکتر کیانی»، انتخاب همکار درست با کسی است که تیم کلینیک را می‌شناسد.
پروندهٔ موجود را با شباهت نام یکی نگیرید
پس از ادامه، سیمرغ اطلاعات فایل را با رکوردهای همین کلینیک تطبیق می‌دهد. شمارهٔ پرونده، کد ملی، شمارهٔ تماس یا ایمیل می‌توانند مبنای تطبیق باشند؛ ارتباط خودکار به یک نتیجهٔ یکتا و بدون تعارض هویتی نیاز دارد. شباهت نام به‌تنهایی برای وصل‌کردن دو نفر کافی نیست.
موارد نیازمند تصمیم همراه با برگه و سطر مبدأ و دلیل پیشنهاد نشان داده می‌شوند. بسته به نوع رکورد، می‌توان گزینهٔ موجود را انتخاب کرد، برای مراجع پروندهٔ جدید ساخت یا گفت این مورد وارد نشود.
دو انتخاب را جدا ببینید: «همین است» رکورد فایل را به مورد موجود وصل می‌کند؛ «همین، با اطلاعات فایل» برای به‌روزرسانی اطلاعات مراجع است. به‌روزرسانی خودکار انتخاب نمی‌شود و مجوز تغییر هر چیزی هم نیست؛ مثلاً این مسیر شمارهٔ ورود مراجع موجود را عوض نمی‌کند.
شمارهٔ پوشه‌های قبلی چه می‌شود؟
برای پذیرشی که هنوز با پوشهٔ کاغذی کار می‌کند، شمارهٔ پرونده فقط یک ستون نیست. باید بعد از انتقال هم بتوان همان پوشه را پیدا کرد.
شماره‌های پروندهٔ فایل حفظ می‌شوند. پرسش جداگانه این است که مراجعان بعدی با چه الگویی شماره بگیرند. مثلاً شماره‌های پروندهٔ فایل از «ST-۱۰۱» تا «ST-۱۰۳» است. صفحهٔ تصمیم‌ها نمونه‌های فایل و شمارهٔ بعدی هر گزینه را نشان می‌دهد تا انتخاب میان ادامهٔ الگوی فایل و الگوی فعلی کلینیک روشن باشد.
اگر الگو روشن باشد و کلینیک هنوز پرونده و تنظیم شماره‌گذاری نداشته باشد، ادامهٔ همان الگو می‌تواند خودکار تعیین شود. اختلاف با الگوی فعلی یا وجود چند برداشت، تصمیم می‌خواهد. اگر الگویی قابل ادامه پیدا نشود، شماره‌های واردشده حفظ می‌شوند و شماره‌گذاری فعلی برای پرونده‌های بعدی ادامه می‌یابد.
ورود پس از بازبینی، با نتیجهٔ قابل پیگیری
وقتی تصمیم‌های لازم روشن شدند، «شروع ورود» خلاصه‌ای از رکوردهای جدید، اتصال به موجود، به‌روزرسانی‌ها و ارتباط‌های جدید نشان می‌دهد. این آخرین فرصت بررسی نقشه پیش از شروع است؛ پس از شروع، نقشهٔ این انتقال تغییر نمی‌کند.
در تأیید ورود، شمار ارتباط‌ها جدا از شمار رکوردها دیده می‌شود.
ورود پیشرفت خود را ثبت می‌کند. اگر آن را متوقف کنید یا صفحه بسته شود، با بازکردن دوبارهٔ انتقال می‌توان از موارد باقی‌مانده ادامه داد. موارد موفق باقی می‌مانند و ادامهٔ همان انتقال آن‌ها را دوباره ثبت نمی‌کند.
وجود مورد ناموفق با پایان موفق یکی نیست. نتیجه، موارد انجام‌شده، باقی‌مانده و ناموفق را جدا نشان می‌دهد؛ خطاها با برگه یا سطر مبدأ و تعداد تلاش همراه‌اند. پس از رسیدگی به علت خطا، «تلاش دوباره برای موارد ناموفق» در دسترس است. «ورود کامل شد» وقتی نمایش داده می‌شود که مورد باقی‌مانده یا ناموفق نمانده باشد.
خوانش امروز را برای خروجی بعدی نگه دارید
در مرحلهٔ ستون‌ها می‌توانید با «ذخیرهٔ نگاشت»، خوانش فایل را نام‌گذاری کنید. دفعهٔ بعد، با انتخاب همان سیستم مبدأ، نگاشت ذخیره‌شده در دسترس است و لازم نیست مقصد ستون‌ها را از ابتدا مشخص کنید.
اگر فایل جدید برگه یا ستون لازم را نداشته باشد، سیمرغ این ناسازگاری را اعلام می‌کند تا بدون آن نگاشت دوباره ستون‌ها را تشخیص دهید. نگاشت ذخیره‌شده جای بررسی هویت و تأیید ورود را نمی‌گیرد؛ فقط خواندن ساختار تکراری را کوتاه‌تر می‌کند.
پرسش‌های رایج دربارهٔ انتقال از اکسل
فایل CSV یا اکسل قدیمی هم پذیرفته می‌شود؟
این مسیر فایل xlsx می‌پذیرد. تغییر نام پسوند کافی نیست؛ خروجی را واقعاً با این قالب ذخیره کنید. فایل رمزگذاری‌شده، خراب، دارای ماکرو یا فرمول بدون نتیجهٔ ذخیره‌شده پذیرفته نمی‌شود و دلیل آن نمایش داده می‌شود.
همه‌ی سابقهٔ کلینیک با همین فایل منتقل می‌شود؟
دامنهٔ این مسیر، اطلاعات مراجعان، سرپرست‌ها و ارتباط با تیم درمان است. انتقال نوبت‌های گذشته، پرداخت‌ها یا فایل‌های پیوست را نباید از وجود این امکان نتیجه گرفت. پیش از تعویض نرم‌افزار، مشخص کنید هر بخش از سابقه کجا باید نگهداری شود.
اگر از قبل مراجعانی در سیمرغ داشته باشیم چه؟
تطبیق با پرونده‌های همان کلینیک انجام می‌شود. موارد مبهم منتظر تصمیم می‌مانند و تغییر اطلاعات موجود به انتخاب صریح نیاز دارد. در انتقال دوباره از همان مبدأ هم اختلاف با اطلاعاتی که قبلاً وارد شده، نیازمند بررسی است.
برای ادامهٔ ورود نیمه‌کاره باید فایل را دوباره انتخاب کنیم؟
اگر انتقال به مرحلهٔ تصمیم‌ها یا ورود رسیده باشد، با بازشدن دوباره، انتقال ناتمام بازیابی می‌شود. در مرحلهٔ ورود، «ادامه‌ی ورود» کارهای باقی‌مانده را دنبال می‌کند. این با شروع یک انتقال تازه از همان فایل فرق دارد.
پیش از زدن «شروع ورود»، همان چند سطری را مرور کنید که پذیرش در کار روزانه با آن‌ها سروکار دارد: دو فرزند یک خانواده، یک مراجع موجود و پرونده‌ای با شمارهٔ قدیمی. راهنمای انتقال داده مسیر کار را قدم‌به‌قدم نشان می‌دهد.
